マンションの管理組合の理事会の役割は？役職と仕事内容をくわしく紹介

マンションの理事会とは、マンションの管理組合員から選出された理事長や副理事長、理事などのことを指します。それぞれは役員と呼ばれることが多いです。

マンションの管理組合は、区分所有者と呼ばれるマンション購入者全員が入らなければならないと定められており、マンション全体の管理業務を担う役割があります。

各部屋は購入者自身で管理しますが、廊下や階段、エレベーターなどの共用部分は、管理組合員全員で管理しなければなりません。

規模によっては数百人以上におよぶ管理組合員で管理するのは非効率的であるため、代表者を選出し、理事会が構成されるのが一般的です。

理事会役員の任期は1〜2年で、持ち回り制としているマンションが多いのが実情です。また、管理組合に入ることは法的に定められていますが、理事会役員には法的強制力はありません。

理事会役員の人数も法的な決まりはありませんが、国土交通省が策定しているマンション標準管理規約の関係コメントでは、10〜15戸に付き1人選出、合計3〜20人程度と定められています。（※）

※参照：国土交通省

マンションの管理組合については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

管理組合の中で実働しているのは理事会メンバーだけではなく、組合員も理事会の決定に対して議決権を行使したり、管理費や修繕積立金を負担したりして役目を果たしています。

ここでは組合員と理事会役員の具体的な役割について解説します。

組合員には日常的な業務はありませんが、理事会の決定事項に対して賛否を表すことで間接的に参加し、管理費や修繕積立金を負担するなどの役目をはたしています。

理事会の決定に賛否を表す場面は「定期総会」と「臨時総会」の2つです。

定期総会は年に1回必ず開催され、決算の報告や予算の審議、理事会役員の選出や解任について話し合うために開かれます。

臨時総会は、管理組合員全員に影響を及ぼすであろう重要事項を決める時に開催するもので、管理規約の改定や廃止、共用部分の変更などがあった場合に開かれます。

日々のマンション管理や総会の開催については理事会が主体となっていますが、マンションをより良くするには組合員の協力が欠かせません。

理事会役員の役割は総会の運営やマンション内の清掃管理、修繕計画の立案や費用の運用、マナーやルールの周知など、多岐にわたります。

主な役割は、定期総会と臨時総会の開催です。

定期総会は1年に1回必ず開催する必要があり、予算や理事会役員の選出などを話し合い、臨時総会は共用部分の変更など、特別に時間を設けて決める必要がある際に開催されます。

ほかの具体的な業務は、エレベーターや消火設備の点検、費用の会計処理や窓口業務など専門的な業務も多く、実際には管理会社へ外部委託しているケースが多いです。

管理会社への委託は、業務負担が軽減するだけでなく、プロによる正確な管理やアドバイスにより、より良いマンション運営につながります。

多少のコストはかかってしまいますが、住民の安全に関わることなど、時間的・精神的な労力がかかる業務を代行してもらうことで、安心や余裕がうまれます。

マンション理事会には以下の役職と仕事があり、国土交通省策定のマンション標準管理規約でも明記されています。（※）

・理事長

・副理事長

・監事

ここでは、それぞれの具体的な仕事内容を紹介します。

※参照：国土交通省

マンション管理組合の代表者で、理事会役員の中から選出された役職です。

マンション管理組合業務の総括をしており、最低でも年に1回は総会を開催し、業務内容の報告をしなければなりません。

マンションの規約等も保管し、請求があれば閲覧させる必要があります。

マンション管理組合の中でも重要な役割を果たさなければならない人物といえます。

副理事長とは、理事長の補佐をする役職です。

理事長が何らかの理由で職務を遂行できなくなった場合、マンション管理組合の代表として管理者の業務を全うする必要があります。

不測の事態に備え、日ごろから理事長業務だけでなくマンションの状況を把握しておく必要があるでしょう。

理事長のサポート役として、頼れたり協働したりできたら、理事長にとって心強い存在になります。

理事とは、理事会を構成しているメンバーで、業務別に分かれていることが多いです。

具体的には、会計・防災・広報・書記・渉外などの各業務に分かれています。

管理費の収支といった会計面や防災等の安全面など、各分野で責任をはたし、住みやすいマンションの運営には欠かせない役割です。

理事会は月に1回のペースで開催されることが多く、仕事をしながら出席するのは負担に思う人もいるかもしれませんが、マンションの現状を知れるだけでなく、住民同士の交流の場にもなります。

よりよいマンション運営のために積極的に参加するのが大切です。

監事とは理事会の業務を監査する役割をいいます。

理事会の活動が適切におこなわれているかを監査したり、年間の会計監査をおこなったりすることが主な業務内容です。

具体的には監査結果を総会で報告したり、住民と理事会をつないだりする橋渡しの役割を担っています。

理事会から一歩引いて客観的にチェックする立場であるため、理事との兼務はできず、議決権も持ちません。

仮に会計上の不正が認められた場合には、臨時総会を開く権限を持っており、健全なマンション運営には欠かせない役割です。

国土交通省策定のマンション標準管理規約第35条では、以下の役員を配置するように定めています。（※）

・理事長

・副理事長

・会計担当理事

・理事（理事長、副理事長、会計担当理事を含む）

・監事

組合員の中から理事および監事を選任し、理事の中から理事長や副理事長を互選すると定めているだけで、具体的な選出方法までは明記していません。

実際にマンション管理組合でとっている手段としては、立候補や推薦、輪番制などが多いでしょう。

立候補制は、基本的に職務に対して前向きで、やる気がある人物が挙手することが多いため、管理組合の運営が円滑におこなわれるメリットがあります。

推薦は、組合での言動や人間関係などを考慮して「この人が適している」と信頼を得ている人物が選ばれるため、より円滑な活動が期待できます。

輪番制は、特定の人物だけが何度も役員になる事態を回避でき、平等性があるのが大きな利点です。

それぞれの特徴を理解し、選任された人物の負担にならないように慎重に選びましょう。

※参照：国土交通省

マンション理事会の仕事には以下の3つがあります。

・理事会の参加

・マンションの管理業務

・総会の開催

それぞれを詳しく解説します。

理事会は月に1回程度のペースで開催されることが多く、管理費の運用状況や収支の報告、修繕積立金の納入状況などをメインに話し合います。

駐車場や駐輪場の使い方、ゴミ出しルールなど、マンション内のさまざまなトラブル発生時には、理事会の中で情報共有し、解決のために話し合われることもあります。

定期的に理事会を開き、マンションの現状や問題点を把握したうえで、住民一人一人が気持ちよく過ごせるように配慮することが重要です。

マンションの管理業務と一口にいっても、事務管理業務、管理員業務、清掃管理業務、建物・設備管理業務、大規模修繕工事の計画や立案業務など多岐にわたり、内容もさまざまです。

専門的な知識や技術を要する業務もあり、マンションの管理組合だけでおこなうには限界があります。

管理組合の負担を軽減するために、マンション管理会社に介入してもらい、業務を委託している場合が一般的です。

具体的には、管理員による受付業務や清掃業者による清掃管理業務、建物や設備業者によるエレベーターや消防設備点検業務があります。

大規模修繕工事の計画や立案も専門的知識を要するため、専門業者が介入することが多いです。

マンション管理会社の介入を依頼するにはコストがかかりますが、管理組合の手間や負担を大幅にカットできるので、メリットが大きいといえます。

理事会が開催する総会には「通常総会」と「臨時総会」の2つがあります。

通常総会は、マンション管理組合の活動報告や理事会役員の選任、決算報告などをおこなう場です。

臨時総会は共用部分が変更になった際など、住民に大きな影響がある変更や取り決めがあった時に、理事会の判断で招集できます。

理事会役員以外の組合員が臨時総会の開催を望む場合でも、一定の要件を満たせば開催は可能です。

総会は理事会がメインでおこないますが、一緒に暮らす組合員とも情報や課題を共有し、よりよいマンション運営が重要です。

マンションの理事会役員は、業務内容が多く、仕事や生活と並行しておこなうことに負担を感じる人も多いかもしれません。

理事会役員になることは負担だけでなく、管理費の運用が把握できたり、マンションの現状が見えたりするメリットがあります。

マンションの住民とともに取り組むため、普段交流することがない人ともつながりが持て、横の関係も広がります。

自分の資産であるマンションをより良いものとするために、マンションの理事会役員になった際には、ぜひ積極的に業務に関わってみましょう。